Cấu hình chấm công

Bước 1: Từ menu HRM, chọn “Quản trị phân hệ HRM+”

Bước 2: Chọn Cài đặt chung

Chọn các chức năng cài đặt chấm công và bấm "Lưu" để cấu hình thành công

Lưu ý: Phần cài đặt chung này có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý chấm công của nhân viên, cụ thể :

● Chọn ca chấm công : Nếu ta chọn cho phép thì khi nhân viên chấm công vào có thế chọn ca làm việc phù hợp với mình. Áp dụng cho những nhân viên có nhiều ca làm việc và thay đổi thường xuyên trong tuần trong tháng. Nếu ta chọn không cho phép thì mặc định nhân viên chỉ có thể chấm công vào 1 ca cố định theo bảng phân ca.

● Ngày bắt đầu tính công : là ngày đầu tiên của bảng chấm công . VD ngày bắt đầu tính công là ngày 1 thì bảng công sẽ ghi nhận từ ngày 1 đến ngày 30 hoặc 31 của tháng đó .

● Tính thời gian đi muộn về sớm : Nếu chọn Có thì khoảng thời gian đi trễ sẽ bị trừ trực tiếp vào công làm việc của ngày hôm đó , đồng thời ghi nhận số phút đi muộn trong bảng công của nhân viên. Nếu chọn Không thì nếu chấm công vào khi chưa vượt quá thời gian đi muộn tối đa của ca làm việc thì vẫn ghi nhận đủ số công của ca làm việc đó , nhưng vẫn ghi nhận số phút đi muộn về sớm của nhân viên đó trong bảng công.

● Đi muộn về muộn : Nếu chọn Cho phép thì nhân viên chấm công vào muộn sẽ thực hiện chấm công ra ứng với số phút làm muộn thì sẽ ghi nhận đủ công cho ca đó. Vd: ca làm việc 8h - 17h, nhân viên chấm công vào lúc 8h10(trễ 10p) thì thời điểm chấm công ra là 17h10(trễ 10p) thì sẽ ghi nhận đủ công ngày hôm đó(không tính số phút đi muộn về sớm). Nếu chọn Không cho phép thì vẫn ghi nhận số phút đi muộn về sớm và công ca hôm đó sẽ dựa vào số phút đi muộn về sớm để tính

● Đi sớm về sớm : Nếu chọn Cho phép thì nhân viên chấm công vào sớm sẽ thực hiện chấm công ra ứng với số phút làm sớm thì sẽ ghi nhận đủ công cho ca đó. Vd: ca làm việc 8h - 17h, nhân viên chấm công vào lúc 7h50(sớm 10p) thì thời điểm chấm công ra là 16h50(sớm 10p) thì sẽ ghi nhận đủ công ngày hôm đó(không tính số phút đi muộn về sớm). Nếu chọn Không cho phép thì vẫn ghi nhận số phút đi muộn về sớm và công ca hôm đó sẽ dựa vào số phút đi muộn về sớm để tính

● Giám sát chấm công : Nếu chọn Có thì bảng Giám sát chấm công sẽ thống kê tất cả nhân viên có phân ca làm việc và không phân ca làm việc có chấm công hay không .

Nếu chọn Không, Phần DashBoard sẽ thống kê quản lý hoạt động chấm công dành cho những nhân viên được phân ca.

● Nhắc nhở chấm công ra : Nếu chọn Có thì khi kết thúc ca làm việc phần mềm sẽ gửi 1 thông báo về điện thoại đang đăng nhập tài khoản nhân viên đó.

● Checkout khi chấm công ra trên thiết bị di động : Nếu chọn Cho Phép thì khi đi viếng thăm tại khách hàng mình checkout tại khách hàng thì sẽ tự động Chấm công ra tại khách hàng luôn. Nếu Chọn Không Cho Phép thì khi checkout tại khách hàng thì chỉ ghi nhận kết thúc cuộc viếng thăm và mình vẫn phải Chấm công ra để ghi nhận công của ca làm việc đó.

● Chấm công ngày lễ được tính công làm thêm hoặc tăng ca theo đơn : Nếu chọn Cho Phép ngoài được hưởng lương ngày lễ thì nếu nhân viên thực hiện làm đơn làm thêm hoặc tăng ca và người nhân viên thực hiện chấm công vào và chấm công ra sẽ hệ thống sẽ ghi nhận thêm số công trong ngày lễ đó. Đối với đơn tăng ca thì phải được duyệt trước khi thực hiện chấm công vào ca làm việc ngày lễ khi đó hệ thống mới ghi nhận được thêm công. Nếu chọn Không cho phép thì người nhân viên dù có làm đơn làm thêm hay tăng ca đã được duyệt và thực hiện chấm công vào và chấm công ra thành công trong ngày lễ thì hệ thống vẫn chỉ ghi nhận số công được hưởng ngày lễ .

● Thiết lập khoảng thời gian làm việc ban đêm để tính công theo quy định : là khoảng thời gian này khi làm thêm hoặc tăng ca sẽ tính là số giờ, số công làm việc đêm

● Quản lý nhập dữ liệu điều chỉnh công nhân viên trên bảng công : Khi chọn Cho phép thì sẽ xuất hiện tiện ích Nhập dữ liệu chấm công của nhân viên . Khi đó, ta có thể tiến hành điều chỉnh công của nhân viên trực tiếp trên web .

● Quản lý nhập dữ liệu chấm công từ máy chấm công vân tay(file excel) : Khi chọn Cho phép thì sẽ xuất hiện tiện ích Nhập excel hoạt động chấm công nhân viên. Khi đó ta có thể import file excel dữ liệu của nhân viên từ máy chấm công lên hệ thống.

● Chọn hình thức nhập dữ liệu chấm công vân tay(file excel) : có 2 cách nhập

1. Nhập toàn bộ dữ liệu : nhập tất cả hoạt động chấm công của ca làm việc

2. Chỉ nhập bản ghi đầu và cuối ca làm việc: chỉ nhập hoạt động chấm công vào và ra của ca làm việc

● Hiển thị lý do xin nghỉ phép trên bảng công : chọn Cho Phép thì trên bảng công sẽ ghi lý do nghỉ của ca làm việc đó. Nếu chọn Không cho phép thì trên bảng công sẽ ghi nhận 2 ký hiệu P( có phép) và KP(Không phép).

● Hệ số áp dụng tính công cho các ngày lễ, nghỉ bất thường : hệ số % công của những ngày lễ, nghỉ bất thường. (hệ số sẽ nhân với 100)

● Thời gian linh động cho phép : Số phút linh động đi muộn cho phép chấm công vào trễ nhưng vẫn ghi nhận đủ công làm việc nhưng vẫn ghi nhận số phút đi trễ trên bảng chấm công.

● Yêu cầu xác thực khi xem bảng lương cá nhân : Nếu chọn Có thì khi vào xem bảng lương cá nhân thì hệ thống sẽ gửi 1 thông báo yêu cầu nhập mã xác thực để xem được bảng lương. Mã này sẽ được gửi vào gmail mà người dùng thiết lập trong phần thông tin của tôi. Nếu chọn Không thì khi ta kích vào bảng lương cá nhân thì sẽ truy cập vào trực tiếp bảng lương tháng gần nhất .

● Xem bảng lương sau khi chốt : Nếu chọn Bắt Buộc thì nhân viên chỉ thấy bảng lương được chốt gần nhất. Nếu chọn Không bắt buộc thì người dùng sẽ thấy được tất cả các bảng lương trước đó trong năm và tháng hiện tại chưa được chốt.